Medewerkers van de Hasseltse Technische Uitvoeringsdiensten werken voortaan volledig papierloos. Alle werkopdrachten zullen digitaal raadpleegbaar zijn op smartphone of tablet. “Deze omslag zal zorgen voor een meer efficiënte werking, meer professionele uitstraling en is bovendien een meerwaarde voor het milieu”, aldus schepen Frank Dewael, bevoegd voor Digitalisering (Open Vld).
Circa 200 medewerkers van de Technische Uitvoeringsdiensten staan in voor heel wat werk op Hasselts grondgebied: van kleine herstellingen op het openbaar domein, over snoeiwerken, tot het ledigen van vuilnisbakken. Voorheen werd er gewerkt met papieren werkopdrachten, maar dat is vanaf nu verleden tijd.
“We hebben een systeem ontwikkeld waardoor meldingen van onder meer burgers gekoppeld worden aan digitale werkopdrachten”, legt schepen Dewael uit. “Op deze manier moet er niets meer afgedrukt worden. Elke melding wordt automatisch omgezet in een digitale werkbon op een nieuw platform. Vanuit dat platform zullen leidinggevenden de diverse opdrachten verdelen tussen onze mensen en behouden ze een beter overzicht.”
Deze nieuwe manier van werken brengt uiteraard een aantal voordelen met zich mee.
“Op deze wijze zullen we duidelijker en sneller kunnen werken”, gaat schepen Dewael verder. “Alle informatie en data over een werkopdracht is gecentraliseerd en digitaal gelinkt aan de werkopdracht. Ook opdrachten uit het verleden op dezelfde locatie zullen raadpleegbaar zijn. De efficiëntie zal sterk verhogen, waardoor ook meldingen van burgers vlotter opgelost kunnen worden. We kunnen hen ook makkelijker op de hoogte houden van de planning van aankomende interventies. Ook dringende interventies zullen in real-time doorgestuurd worden via het platform waardoor er vlotter ingegrepen kan worden. Daarenboven zorgt het voor een meer professionele uitstraling wanneer een medewerker aankomt bij een Hasselaar met een smartphone of tablet in plaats van een bundel – vaak verfrommelde – papieren. In het verleden durfde een papieren melding ook wel eens verdwijnen, dat zal nu ook niet meer kunnen. Medewerkers zullen ook altijd de laatste versie met de meest recente info in handen hebben.”
Maar papierloos werken betekent ook milieuwinst.
“Jaarlijks werden er ca. 18.800 werkopdrachten afgedrukt. Door de digitale toepassing besparen we ieder jaar ongeveer 190 kg papier, daarbij komen de dagverslagen die niet meer ingevuld moeten worden, wat een winst oplevert van ongeveer 30 kg papier”, aldus schepen Laurence Libert, bevoegd voor Propere Stad (Open Vld). “Minder papier betekent ook minder afval. Printers worden minder frequent gebruikt waardoor ze langer meegaan en er minder inktcassettes weggegooid moeten worden. Daarnaast tonen we met deze toekomstgerichte investering, van ca. €130.000, ons geloof in de Hasseltse Technische Uitvoeringsdiensten. Diverse andere centrumsteden besteden deze taken vaak uit, wij kiezen er bewust voor dat niet te doen.”
“Dit is ook niet het eindpunt in de digitale transformatie van de Technische Uitvoeringsdiensten”, besluit schepen Dewael. “Het papierloos werken en vlot registreren gelden ook als maatstaf bij het optimaliseren van andere processen, zoals de registratie van gebruikte materialen, planning van preventief onderhoud, rapportering enzovoorts,…”
Bekijk hier de TVL-reportage:
https://www.tvl.be/nieuws/hasselt-digitaliseert-technische-dienst-en-bespaart-210-kilo-papier-133629